Administrasi

Manajemen Administrasi

Salah Satu Parameter Organisasi Profesional Modern adalah  ADMINISTRASI

Devinisi

•         Manajemen adalah Cara – cara pengelolaan unsur – unsur yang ada dalam organisasi sehingga dapat tercapai tujuan

•         Administrasi adalah Segenap proses penyelenggaraan untuk mencapai tujuan tertentu

Pemegang kendali administrasi

•         Sekretaris Umum

•         Biro Kesekretarian

•         Sekretaris Bidang/Biro

•         Panitia Kegiatan ( Sekplak,Divisi Kestari )

Tugas Pokok Adinistrasi

•         Tugas Rutin

•         Tugas Khusus

•         Tugas Kreatif

Tugas Rutin

•         Tugas – tugas umum yang hampir setiap hari dilaksanakan tanpa menunggu intruksi khusus dari pimpinan

•         Membuat dan menyapaikan surat organisasi

•         Menyimpan dan menata arsip organisasi

•         Memproses dan mengendalikan surat masuk

•         Menerima dan melayani tamu organisasi

•         Mengatur jadwal organisasi dan jadwal pimpinan organisasi

•         Membantu mempersiapkan laporan

Tugas Khusus

•         Tugas – tugas yang hanya dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan atau merupakan hasil rapat pengurus

•         Mempersiapkan rapat – rapat pengurus dan membuat notulensi (buku rapat)

•         Mempersiapkan surat – surat untuk perjalanan dinas

Tugas Kreatif

•         Mengumpulkan keterangan yang sekiranya diperlukan organisasi ( nomor telp.& alamat instansi,nomor telp.Orang – orang yang kelak dibutuhkan organisasi,data – data atau artikel yang dibutuhkan organisasi

•         Membuat kartu ucapan

•         Membuat Perencanaan penataan kantor

•         Pemberian bekalan dan pendampingan terhadap tim administrasi kegiatan

Contoh administrasi

•         Surat

•         Proposal

•         Arsip - arsip kegiatan

•         Arsip Organisasi (AD/ART,Matrik Program Kerja)

1.    Surat

Klasifikasi Surat

Surat Masuk

Suratmasuk adalah surat yag diterima, baik itu merupakan surat undangan kegiatan, ermohonan delegasi ataupun permohonan kerjasama.
Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan untuk kepentingan-kepentingan organisasi.

Unsur-unsur pengarsipan

·         Jenis (Lembaga/Kegiatan)

·         Waktu (antar kepengurusan/satu kepengurusann)

·         Sarana

Kendali Keseluruhan (Katalog)

Penomoran

001/A/UKMI AL-Hidayah/UBL/III/2014

Keterangan :

•         001                  : Nomor urut pengeluaran surat

•         A                     : Kode surat

                          Untuk lingkungan Instansi menggunakan kode A

Untuk luar lingkungan Instansi menggunakan kode B              

Surat Keptusan, Rekomendasi, surat yang lansung dikeluarkan oleh guberur menggunakan kode C

•         UKMI Al-Hidayah     : Lembaga yang mengeluarkan surat

•         UBL                : Instansi yang menaungi lembaga tersebut

•         III                    : bulan dikeluarkannya surat ( Menggunakan hurup Romawi )

•         2014                : Tahun dikeluarkannya surat

Kesesuaian manajemen administrasi & manajemen keuangan

•         Pengalokasian proposal kegiatan

•         Waktu pengajuan proposal

•         Waktu peyelesaian administrasi LPJ

      2.      Proposal

Kerangka Proposal

•         Coper (Judul,waktu,tempat,lambang lk,nama & tempat kedudukan LK)

I. Pendahuluan

                        1.1 Latar Belakang

                        1.2 Dasar Kegiatan

                        1.3 Tujuan

II. Pelaksanaan Kegiatan

2.1 Tema Kegiatan

2.2 Waktu dan tempat

2.3 Peserta

2.4 Panitia

2.5 Susunan Acara

2.6 Deskripsi kegiatan

III. Estimasi Anggaran Biaya

3.1 Sumber Dana

3.2 Realisasi Anggaran

IV. Penutup

4.1 Uraian Penutup

4.2 Lembar Pengesahan

Koordinasi Tim Administrasi

•         Mengikuti Pola Koordinasi Formal Lembaga ( Rapat Pimpinan )

•         Rapat Khusus yang dilakukan berdasarkan kebutuhan yang ada(Sektif,Sekbir,Sekdin)